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Patrick MAROCHE
Le 13 octobre 2018
Assemble Générale du 31 octobre

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Assemble Générale du 31 octobre

Bonjour,

Chers adhérents,

Aucune des personnes élues au nouveau Conseil d'administration lors de l'assemblée générale du 9 octobre dernier (support en pj) n'a souhaité prendre la responsabilité des fonctions de président et de trésorier du club. Sans président ni trésorier, le club sera dissous.

Les sections "Pays de Chateaugiron" et "Triathlon" ont proposé des candidats aux fonctions de vice-présidents et de secrétaire-trésorier de ces sections. Cependant, les sections "natation course" et "natation handisport" n'ont pas présenté de candidats à ces fonctions. Il est donc aussi nécessaire que de nouvelles personnes rejoignent le Conseil d'Administration pour assurer ou contribuer à assurer certaines de ces fonctions.

La fonction de trésorier consiste à assurer auprès des adhérents et entraîneurs:

  • la collecte des factures , via les tresoriers des sections,correspondant essentiellement aux déplacements et engagements des compétitions, ainsi que les frais de stage,
  • en fonction d'un budget pré-établi en début de saison,
  • ainsi qu'à virer mensuellement les salaires sur le comptes des entraineurs. Les fiches de salaires sont établis par l'OCC Union à laquelle le club adhère, ce qui allège grandement le poste.
  • et enfin à participer à l'élaboration des demandes de subvention.

Le trésorier suit les comptes et réfère au président de l'évolution de la trésorerie. Le trésorier sera aidé des secrétaires-trésoriers des 4 sections afin de gérer l’encaissement des adhésions.

La fonction de président consiste à :

  • représenter le club auprès des structures publiques, fédérales ou privées soutenant le club ou intervenant support de sa gestion (banque),
  • gèrer la bonne organisation du club en interaction étroite avec les 4 vice-présidents des sections, ainsi qu'avec les membres du Bureau et du Conseil d'administration,
  • délèguer l'animation des sections et des différentes commissions (textiles, officiels, évènements) afin d'assurer le bon fonctionnement du club,
  • et à s'assurer de l'engagement du club conformément à ses objectifs et capacités financières.

Il est aussi responsable de la gestion administrative des salariés.

D'autres fonctions non électives sont aussi à pourvoir comme celles principalement permettant la gestion de la boutique en ligne et la vente de produits aux adhérents, l'organisation avec d'autre bénévoles des évènements ou par exemple la recherche de partenaires.

A titre temporaire, et compte tenu de la situation décrite ci-dessus, le président et le trésorier sortants ont accepté de prolonger leurs fonctions d'ici la prochaine assemblée générale extraordinaire devant permettre l'élection de nouveaux membres au Conseil d'administration.

Le Conseil d'administration vous convoque donc à la prochaine assemblée générale qui aura lieu le mercredi 31 octobre prochain  de 19 h à 19h30 Salle 1 du Centre de loisirs à Cessons-Sévigné (en face de la piscine).

Il est particulièrement important que des personnes intéressées par ces fonctions, dont celle plus particulièrement de trésorier, se fassent connaitre auprès de la secrétaire actuelle du club Evelyne Nicolleau par mail à l'adresse secretariat@occnatation.fr d'ici le 30 octobre au soir. Vous pouvez aussi contacter l'équipe dirigeant actuelle à la même adresse mail pour préciser les rôles et activités des fonctions restant à pourvoir.

L'ordre du jour sera le suivant :

  • Accueil des adhérents et émargement de la feuille de présences
  • Présentation des principes généraux du fonctionnement du club
  • Présentation du projet de budget pour la saison 2018-2019
  • Questions diverses
  • Recensement des candidatures
  • Election de nouveaux membres au CA
  • Clôture de l'assemblée générale et pot de l'amitié

Seules les questions reçues par mail par la secrétaire avant le 30 octobre 18 h seront examinées lors de l'assemblée générale.

L'assemblée générale sera suivi de la réunion du nouveau CA qui élira parmi ses membres le président et le trésorier ainsi que les Vices-président et secrétaire-trésorier des sections "natation course" et "natation handisport". En, cas de non élection aux fonctions de président et de trésorier, le club sera dissous, ce que personne ne souhaite.

Tout adhérent âgé au minimum de 16 ans ou son représentant majeur peut se présenter. Pour rappel, pour être adhérent il faut avoir payé sa cotisation annuelle. Si ce n'est pas encore le cas, pensez à régulariser avant l'assemblée générale pour y participer.

Si vous ne pouvez assister à l'assemblée générale vous pouvez donner votre procuration (document ci-dessous) à l'adhérent de votre choix quo ne pourra détenir plus de 5 pouvoirs.

La convocation, avec l'ordre du jour et le pouvoir de vote, est en pièce jointe

Pierrick HaffrayPrésident de l’OCC Natation-Triathlon

pierrick.haffray@occnatation.fr

Documents
icoPaperclip32Dark Avis AG 31 octobre 2018.doc icoPaperclip32Dark AG 9 octobre 2018.pdf
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